Boligselskabet Sjælland er dataansvarlig for egne boliger. Vi er samtidig administrationsselskab for en række boligselskaber og er dermed databehandler på vegne af disse boligselskaber. Derudover er Boligselskabet Sjælland dataansvarlig i forhold til blandt andet egne medarbejdere. Men uanset hvilken af de to roller, vi har i forskellige sammenhænge, er reglerne grundlæggende de samme.

Ansatte i hovedkontoret og på områdekontorerne, bestyrelsesmedlemmer, boligsociale medarbejdere og frivillige i boligafdelingerne, kommer jævnligt i kontakt med persondata i deres arbejde. De skal derfor overholde de regler, der er fastsat i Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.

Denne politik guider dig gennem de mange begreber, du møder i forbindelse med disse regler.

PERSONOPLYSNINGER

En personoplysning er en information, som direkte eller indirekte, kan identificere en person. Nogle personoplysninger betegnes som almindelige og andre som følsomme.

• Almindelige personoplysninger er personnavn, adresse, e-mailadresse, fødselsdato, telefonnummer, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, samt alle de personoplysninger, der ikke er angivet som følsomme personoplysninger.
• Følsomme personoplysninger er racemæssig baggrund, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, behandling af genetiske og biometriske data med henblik på identifikation (for eksempel fingeraftryk), helbredsmæssige oplysninger, seksuel orientering.
• Nationale særbestemmelser: Straffedomme og lovovertrædelser samt behandling af CPR-numre.

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Behandling er enhver handling, man vælger at gøre med sine data. Det vil sige at indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, ændring, genfinding, søgning, brug ved videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling, samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse, er behandling.

Vi behandler personoplysningerne i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov, EU’s Databeskyttelsesforordningen og anden gældende lovgivning.

SAMTYKKE

Et samtykke er en tilkendegivelse fra den registrerede om, at vedkommende indvilger i at oplysninger, der vedrører den registrerede selv, kan behandles. Boligselskabet Sjælland beder om samtykke i flere situationer:

• Boligsøgende og beboere giver samtykke via bosj.dk.
• Ansatte giver samtykke ved ansættelsen.

Derudover kan vi bede om samtykke til andre særlige behandlinger.

PERSONDATA OG IT-SIKKERHED I VORES FORRETNINGSGANGE

Boligselskabet Sjælland gennemfører løbende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til forholdene.

Alle forretnings- og sagsgange, der indeholder behandling af persondata, er markeret og kortlagt i vores interne systemer, så vi sikrer at vi overholder reglerne om persondata. På den måde fører vi oversigt over de behandlingsaktiviteter, vi er ansvarlige for – og vi har vurderet sandsynlighed og risiko for hver af dem.

Alle medarbejdere er instrueret i og har adgang til spørgsmål og svar om persondata. Desuden findes en it-sikkerhedsinstruks, der sikrer mod utilsigtede adgang til data.

HVIS DER SKER SKADE PÅ VORES DATA

Skade på data kan ske på forskellig måde:

• Udefrakommende: Hacker-/virusangreb.
• Skade på systemer eller maskiner: For eksempel datanedbrud, maskinskade, brand- og vandskade.

Ved datanedbrud iværksætter vi de handlinger, der er beskrevet i vores beredskabsplan.

HVIS DER SKER UTILSIGTET VIDEREGIVELSE ELLER OFFENTLIGGØRELSE

• Vi sletter oplysningerne, der ligger offentligt tilgængelig, og fjerner dem fra eventuelle søgemaskiner.
• Vi inddrager dokumenter, der utilsigtet er videregivet/omdelt/udsendt.
• Vi underretter Forretningsledelsen, IT og Jura i boligselskabet
• Vi underretter de berørte.
• Vi underretter Datatilsynet.
• Vi fører en dokumentationsliste for brud på datasikkerhed.
• Vi sikrer, at situationen ikke gentager sig

Boligselskabet har som nævnt iværksat en omfattende beskyttelse af vores brugeres personlige oplysninger. Hvis du alligevel måtte opdage, at dine eller andre menneskers oplysninger hos os er blevet tilgængelige for uvedkommende, bedes du omgående kontakte os her:

Boligselskabet Sjælland
Sjællandsvænget 1
4000 Roskilde
46 30 47 00
persondata@bosj.dk

samt undlade at læse/videreformidle de pågældende oplysninger. Vi vil så hurtigst muligt stoppe lækagen, orientere de berørte mennesker og i relevant omfang indberette hændelsen til Datatilsynet.

HVORDAN BESKYTTER VI DINE PERSONOPLYSNINGER?

Ifølge Persondataforordningen skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Derfor har kun et mindre og relevant udvalg af boligselskabets medarbejdere adgang til registrerede brugerdata på bosj.dk og i de bagvedliggende systemer.

Boligselskabet Sjælland udleverer ikke den enkelte brugers oplysninger til tredjepart, med mindre du udtrykkeligt giver samtykke til det. En undtagelse er dog de boligselskaber eller kommuner, vi administrerer boliger for. Disse selskaber kan modtage data om lejere og boligsøgende, der er knyttet til deres boliger og ventelister.

SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi er i gang med at indføre automatiserede systemer der sletter dine personoplysninger, når du ikke har haft et forretningsforhold med os i 5 år. Et forretningsforhold kan f.eks. være en opskrivning til bolig, et lejeforhold eller ubetalt gæld fra tidligere boperioder.

Som udgangspunkt har du ifølge Persondataforordningen ret til at få slettet dine personoplysninger hos os, med mindre vi har et specifikt juridisk grundlag for at opbevare dem. Hvis du har haft et forretningsforhold som nævnt i sidste afsnit indenfor de seneste 5 år, kan vi ikke slette alle data om dig, idet regnskabsloven pålægger os at kunne dokumentere hvem og hvilke beløb, vi har modtaget penge fra. Derfor kan du ikke få slettet dit navn, din fødselsdato og din adresse indenfor 5-års perioden. Vi kan derimod godt slette din mailadresse, telefonnumre og de sidste fire cifre i dit cpr-nummer. Du kan også anmode om at få slettet andre data, herunder for eksempel specifikke dokumenter eller data om hvilke afdelinger, du har stået på venteliste til. Vores vurdering af om data kan slettes vil udover kravene der følger af regnskabsloven også omfatte en vurdering af forældelseslovens frister, som normalt er 3 år.

Hvis du ønsker data slettet før de 5 år: Kontakt os på persondata@bosj.dk og oplys dine specifikke ønsker.

DIN ACCEPT

Du accepterer ovenstående persondatapolitik, når du besøger bosj.dk.

KONTAKTMULIGHED VEDR. DINE PERSONOPLYSNINGER

Har du kommentarer eller spørgsmål i forbindelse med vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på persondata@bosj.dk.
Er du ikke enig i vores håndtering af sagen, kan du klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Tlf. 33193200, dt@datatilsynet.dk

BRUG AF COOKIES PÅ BOSJ.DK

Bosj.dk ejes og administreres af:

Boligselskabet Sjælland
Sjællandsvænget 1
4000 Roskilde
Tlf.: 46 30 47 00
Mail: persondata@bosj.dk

Bosj.dk indsamler information om alle besøg på hjemmesiden. Samtidig opfordrer vi flere steder brugerne til aktivt at afgive information. Indsamling af information på bosj.dk sker under overholdelse af gældende lovgivning.

HVORFOR BRUGER VI COOKIES?

Hvert eneste besøg på bosj.dk registreres ved hjælp af cookies. Hver gang du - eller mere præcist din computer, tablet eller mobiltelefon - besøger bosj.dk, fortæller cookien os om dit besøg.

Vores brug af cookies gør det lettere for dig at anvende bosj.dk, fordi du ikke hele tiden skal begynde forfra. Websitet kan med andre ord bruge en cookie til at huske information om dine præferencer, dit brugernavn osv.

Samtidig kan cookien f.eks. fortælle os:

• hvor lang tid du besøger hjemmesiden
• hvilke områder og hvor mange sider du læser
• om din computer eller mobil har besøgt os tidligere
• hvilken browser og styresystem du bruger

Denne information er anonym og opsamles sammen med informationerne fra alle de andre brugere, således at vi får en statistisk oversigt over brugen af bosj.dk. Der kan dog indsamles IP-adresser, hvilket er personhenførbare data.

Vi bruger bl.a. statistikken i det redaktionelle arbejde med at videreudvikle indholdet og selvbetjeningsløsningerne på bosj.dk.

HVAD ER EN COOKIE?

Når du besøger bosj.dk modtager din computer, tablet eller mobil automatisk en eller flere cookies, som overføres fra bosj.dk eller Google Analytics til din internetbrowser. Herefter registrerer bosj.dk dit besøg og din anvendelse af hjemmesiden.

En cookie er en lille tekstfil. Den indeholder ingen personlige oplysninger, og kan ikke indeholde virus.

De fleste internetbrowsere giver dig mulighed for at slette cookies, blokere for dem eller advare dig og bede om din accept, før der gemmes en cookie.

Alt efter hvilken browser du anvender, kan du i dens indstillinger og hjælpefunktioner få information om, hvordan du sætter din browser op til at behandle cookies (se evt. vejledning om individuelle indstillinger i din browser).

SÅ LANG TID OPBEVARES COOKIES

Cookiens levetid kan variere efter hvad de enkelte udbydere har sat dem til. Nogle cookies forsvinder, så snart du lukker browservinduet, andre kan eksistere i flere år. Mange udbydere anvender typisk 12 eller 24 måneders levetid på deres annonce-, statistik og indholdsrelaterede cookies. Bemærk at levetiden forlænges efter hvert besøg, så det er f.eks. 14 dage fra sidst, at du har besøgt et website, at cookies opbevares på din computer.

Du kan til enhver tid selv slette cookies på din enhed.

COOKIE TIL AT HUSKE DIN COOKIE-ACCEPT

Vi gemmer en cookie i din browser med navnet ”CNotice”. Den bliver udelukkende brugt til at registrere, at du har accepteret vores cookieinformation, så du ikke skal se info-bjælken hele tiden.

COOKIES TIL STATISTIK

Bosj.dk bruger Google Analytics til at udarbejde statistik over brugernes interaktion med sitet.

Google bruger cookies for at indsamle anonyme data om brugernes adfærd. De kan også indsamle IP-adresser, hvilket er personhenførbare data. De deler data med tredjepart.

Ønsker du at fravælge cookies specifikt fra Google Analytics, kan du gøre det her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

COOKIES TIL KUNDESERVICE

Bosj.dk bruger cookies fra Zendesk til vores brugerkontakt via chat. Zendesk indsamler primært anonyme data, men indsamler også IP-adresser, som er personhenførbare data. Zendesk deler data med 3. part.

COOKIES TIL MARKEDSFØRING

Boligselskabet Sjælland bruger cookies til markedsføring. Til dette formål bruger vi.:

• DoubleClick
• Facebook
• Google
• YouTube
• Quantserve

Disse cookies gemmer både anonyme data og kan også gemme personhenførbare data. Data deles med tredjepart.

Disse cookies optræder, fordi vi bruger eksterne services til videoafspilning og login med sociale mediekonti. Desuden bruger vi Facebook Pixels til at målrette og effektvurdere kampagner.